De hieronder omschreven voorwaarden zijn algemene voorwaarden over alle takken heen. Verder onderaan kunt u de fotografie- en webdesign-specifieke algemene voorwaarden terugvinden.
1. Prijzen en tarieven
Alle vermelde prijzen, ongeacht het communicatiekanaal, zijn steeds exclusief 21%, tenzij expliciet anders vermeld.
2. Prijsaanvragen, offertes en voorschotten
Prijsaanvragen zijn geheel vrijblijvend. Prijsoffertes zijn steeds 30 kalenderdagen geldig en dienen schriftelijk bevestigd te worden (SMS, mail, post,...). De offerte wordt na wederzijdse bevestiging als een definitieve en bevestigde samenwerking aanzien. Indien een voorschot in de offerte vermeld wordt, is de tijdige betaling hiervan een extra vereiste om tot een samenwerking te komen. Wanneer de klant een aanvraag indient, verklaart de klant ook kennis te hebben genomen van het portfolio en hiermee akkoord te gaan.
3. Wijzigen of annuleren van een samenwerking
Elke gestarte samenwerking kan kosteloos gewijzigd of stopgezet worden binnen een termijn van 14 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van wederzijdse bevestiging. Indien er reeds investeringen gedaan werden voor opties die vervallen, zullen deze integraal aangerekend worden.
Voor stopzettingen na deze datum zal 50% van de offerteprijs gefactureerd worden.
Wijzigingen na deze periode kunnen, maar indien er reeds investeringen gedaan werden voor opties die vervallen, zullen deze integraal aangerekend worden.
Stopzettingen binnen de 72 uur voor de afgesproken leveringsdatum (dat wil zeggen de effectieve start van de fotografie opdracht en tijdens de opdracht zelf of oplevering van de website) kunnen, maar het volledige offertebedrag zal alsnog gefactureerd worden, eventueel vermeerderd met reeds gedane investeringen.
Wijzigingen binnen 72 uur  voor de afgesproken leveringsdatum (dat wil zeggen de effectieve start van de fotografie opdrachten en tijdens de opdracht zelf of oplevering van de website) kunnen, maar indien er reeds investeringen gedaan werden voor opties die vervallen, zullen deze integraal aangerekend worden.​
4. Facturatie en betaling
Facturen hebben standaard een betaaltermijn van 30 kalenderdagen, tenzij anders vermeld onder de vervaldatum van de factuur. Niet uitgevoerde betalingen kunnen resulteren in aanmanings- en incassokosten. De aanmaningskost bedraagt 15% van het totaal factuurbedrag per aanmaning, de incassokost is afhankelijk van het ingeschakelde incassobureau. Aanmaningen worden aangetekend verstuurd, hetzij per mail, hetzij per post. Ook deze kost verschijnt integraal op de aanmaning. ​
5. Verzekeringen
FramedByMatt voert activiteiten uit onder de verzekeringen "Burgerlijke aansprakelijkheid - Beroepsleven en Rechtsbijstand" en "Lichamelijke ongevallen".​
6. GDPR
Alle verzamelde gegevens op de website en daarbuiten zijn uitsluitend voor intern gebruik en rechtstreekse samenwerkingspartners, en zullen in geen geval met derden gedeeld worden voor commerciële doeleinden. De klant kan zijn gegevens altijd opvragen, laten aanpassen of verwijderen indien gewenst.
Bij een boeking is het de verantwoordelijkheid van de klant om ervoor te zorgen dat het event en de verwachte taken van de fotograaf in lijn met de GDPR-wetgeving zijn. De organisatie van het event fungeert als contactpunt bij vragen van hun klanten.​
7. Toegangen en toestemmingen
De ​klant staat in om toegangen, toestemmingen en dergelijke meer tijdig in orde te brengen zodat de fotograaf de opdracht ten volle kan uitvoeren. Eventuele tickets of andere documenten dienen 48 uur voor aanvang van de opdracht bezorgd te worden. Ook wordt er steeds een afsluitbare ruimte gevraagd waar werkmateriaal achter slot kan opgeborgen worden. Diefstal of schade berokkend in deze ruimte door derden valt ten laste van de klant.
8. Gebruiksrechten
Standaard ontvangt de klant de gebruiksrechten nadat de factuur correct betaald wordt. Dat wil zeggen dat de beelden vanaf dan evenzeer eigendom van de klant zijn. FramedByMatt heeft dus steeds het recht om de beelden zelf ook te gebruiken ter promotie, in het portfolio of voor expo's. Beelden zullen echter nooit zonder expliciete goedkeuring (commercieel) verdeeld worden voor kanalen van derden.
Indien men met exclusiviteitsrechten wenst te werken, waarbij de beelden niet door FramedByMatt, noch door andere derden gebruikt mogen worden, dient men dit bij de prijsaanvraag duidelijk te vermelden. Meldt men dit achteraf, dan volgt er een bijkomende factuur voor deze rechten.
De klant heeft geen enkel gebruiks- of exclusiviteitsrecht zolang de factuur niet betaald wordt.
9. Aflevering van de beelden
De aflevering van de beelden gebeurt (doorgaans) digitaal aan het e-mailadres of telefoonnummer bekend bij FramedByMatt. Daarnaast ontvangt de klant ook een backup van de beelden die gedurende een jaar geldig en toegankelijk is.​
10. Soft- en hardware
FramedByMatt gebruikt kwalitatieve en erkende soft- en hardware op een legale manier voor het uitvoeren van alle opdrachten en diensten. Technische problemen of uitdiensttredingen van deze pakketten kunnen steeds voorkomen en de nodige last veroorzaken. FramedByMatt stelt steeds alles in het werk om de hinder zo minimaal mogelijk te houden, maar kan geen garanties geven. Hinder veroorzaakt door dit geeft de klant in geen geval recht op schadevergoeding of het eenzijdig verbreken van de samenwerking.
11. Klachten
Klachten of protesten kunnen enkel aangetekend en schriftelijk toegestuurd worden per mail of post en enkel binnen de 7 kalenderdagen na op- of aflevering. Bij een laattijdige klacht of protest wordt de klacht als nietig beschouwd en loopt de samenwerking door zoals aanvankelijk overeengekomen.
12. Tijdelijke COVID-19 voorwaarden
Beide partijen kunnen​ geheel kosteloos afzien van de boeking onder beding van overmacht wanneer een overheidsinstantie beperkende maatregelen oplegt die het verloop van de activiteiten niet langer toelaten.​​​​​​​